Verdubbel de kosten, halveer de opbrengst

"Krijg je een offerte voor een ICT-project, verdubbel dan de kosten en halveer de verwachte opbrengsten. Dan kom je ongeveer uit op de werkelijke kosten. Dat zeg ik als digibeet."
Een uitspraak van Hans Breukhoven, directeur van Free Record Shop, die ik vandaag tegenkwam in een artikel in de Volkskrant en die me heel erg aanspreekt.
In dat artikel vertelt hij openhartig over de implementatie van een grootschalig project en het leergeld dat hij daarbij betaalde. Opvallend daarbij is dat hij niet simpelweg de schuld legt bij de software en de implementatiepartner maar ook de hand in eigen boezem steekt.

Sinds twee en een halve week ben ik meer dan druk met de implementatie van een nieuw pakket voor de registratie van aan- en afwezigheid (Magister). Over de kosten daarvan wil ik niets zeggen, want daar ga ik gelukkig niet over, maar de verwachtingen zijn uiteraard hoog gespannen!
Het idee is dat vanaf volgende week iedere docent tijdens iedere les die gegeven wordt op de voorhanden zijnde desktop, notebook of PDA een overzicht krijgt van de leerlingen die in die les aanwezig horen te zijn. Vervolgens is het een kwestie van een paar keer klikken, wat vinkjes zetten en klaar is Kees... (zie filmpje)
De realiteit tot nu toe is iets weerbarstiger. Pas gisteren lukte het me om een rooster fatsoenlijk in te lezen vanuit het roosterpakker (GPUntis) nadat we de afgelopen 2 weken iedere dag wel tegen een andere bug of inrichtingsfout aanliepen. Dankzij een heel kort lijntje naar Leeuwarden waar Schoolmaster gevestigd is worden de bugs echt heel snel opgelost. Het is onvoorstelbaar hoe snel het bedrijf reageert en een nieuwe executable klaarzet voor ons! Maar om een inrichtingsfout eruit te halen moeten we vooral naar onze eigen organisatie kijken en dan blijkt het soms wat lastiger om snel tot een eenduidig besluit te komen.
De status is nu dat in technische zin alles redelijk werkt, maar het wachten is nu op (kloppende) roosters en of leerlingen goed zijn ingeschreven bij de juiste opleiding enzovoort. Alles moet onder een enorme tijdsdruk gerealiseerd worden en dan zijn fouten snel gemaakt.
Daar waar bij een bedrijf als de Free Record Shop de topdrukte ligt rond de Kerstdagen, zo is dat bij een onderwijsinstelling natuurlijk aan het begin van het schooljaar. Het moment bij uitstek dus om met iets volledig nieuws te beginnen en dan ook nog instellingsbreed!
Tot gisteren geloofde ik er absoluut niet in dat we het zouden redden vanaf maandag live te gaan. Pas vandaag lukten de imports zoals zou moeten zonder al te veel foutmeldingen en kwamen er roosters tevoorschijn in Magister. Vrijdagmiddag geven we een demo voor alle planners en roosteraars en dan durf ik dingen te laten zien uit de live omgeving (tot vandaag werkten we voor de zekerheid in een testomgeving).
Vrijdag kan ik dus hopelijk zeggen dat de software in principe doet wat die moet doen. Of alle roosters er dan zijn en alle leerlingen juist geplaatst is niet mijn afdeling. Of docenten maandag allemaal hun notebook bij zich hebben en kunnen inloggen... dat horen jullie later van me!