Voorbeeld(ige) gebruikscode Social Media

met dank aan ROC West-Brabant

Op Dé Managementconferentie in Domburg raakte ik aan de praat met Rob Franken, bestuursvoorzitter van ROC West-Brabant. Natuurlijk ging het over sociale media en Rob vertelde me dat zijn ROC zojuist een gebruikscode had geformuleerd en aangenomen. Ik vroeg hem of hij deze beschikbaar wilde stellen zodat andere onderwijsinstellingen deze als voorbeeld zouden kunnen nemen voor een eigen te formuleren beleid. Dus niet zo maar klakkeloos overnemen maar gebruiken als start voor een dialoog voor zover deze nog niet heeft plaatsgevonden binnen de eigen instelling. Vorige week kreeg ik het document toegestuurd mét toestemming om hem te publiceren.

Natuurlijk had ik de primeur voor mezelf kunnen houden, maar voor een zo groot mogelijk bereik leek het me beter de tekst aan te bieden bij mbo.kennisnet.nl
Daar is het bericht vandaag geplaatst!
Inleiding
Het gebruik van social media heeft de laatste jaren een enorme vlucht genomen en is nog altijd groeiende. Kijk naar Hyves, Facebook, Twitter, YouTube en LinkedIn. Traditionele media zoals krant, radio en TV maken steeds vaker plaats voor social media. Vanuit diverse invalshoeken hebben onderwijsinstellingen te maken met deze nieuwe media.

Gebruikscode Social Media
Om die reden heeft ROC West-Brabant een gebruikscode Sociale Media opgesteld die inmiddels geaccordeerd is door het College van Bestuur. Dit document kan voor andere onderwijsinstellingen als voorbeeld dienen waarbij het raadzaam is een en ander niet zo maar een op een over te nemen, maar vooral eerst de dialoog met medewerkers aan te gaan. Het moet wel passen bij de organisatie!

Onderzoek naar de mogelijkheden
ROC West-Brabant onderzoekt nu de mogelijkheden van social media in relatie tot studenten en medewerkers. Er is een eerste twittercursus gestart bij wijze van pilot voor medewerkers, er wordt gedacht aan Skype-contact tussen BPV-docenten en stagebedrijven, mogelijk zelfs met studenten. Op Twitter en LinkedIn ontstaat steeds meer dialoog tussen medewerkers van het ROC en collega’s uit het werkveld. Dit kan leiden tot berichten die worden gepost door gebruikers – dus ook studenten/leerlingen – van social media waarin het ROC onderwerp van gesprek kan zijn. Dit laatste heeft ertoe geleid dat de beheersbaarheid van communicatie en reputatiemanagement sterk verandert. Het blijkt steeds lastiger om te monitoren wat er over de organisatie wordt gezegd en geschreven, en kan dus de reputatie van de organisatie beïnvloeden, zowel positief als negatief. Het is dus belangrijk om te volgen wat er over het ROC wordt gezegd. Tegelijkertijd stimuleert ROC West-Brabant iedereen om vooral mee te doen aan sociale netwerken en deel te nemen aan de dialoog op bijvoorbeeld Twitter en LinkedIn. Maar wel binnen vastgestelde kaders en met zin en verstand. Met de notitie ‘Gebruikscode social media binnen ROC West-Brabant’ wil het ROC handvatten aanreiken hoe correct en verstandig om te gaan met social media.

Wat zijn social media?
Social media is de verzamelnaam voor alle toepassingen op internet waarmee het mogelijk is met elkaar te communiceren en informatie te delen. In de eerste fase van internet (web 1.0) bepaalde de eigenaar van een site de inhoud. Bij Web 2.0 en social media wordt de content bepaald door de gebruikers en zijn communities ontstaan waar (grote) groepen mensen communiceren over bepaalde onderwerpen. Belangrijk kenmerk van social media is dat informatie razendsnel verspreid kan worden. Naast discussie en nieuwsverspreiding worden social media ook ingezet voor kennisontwikkeling en –deling door gebruik te maken van de kennis van een grote groep (the wisdom of the crowd).

Richtlijnen gebruik social media
1. Je bent zelf verantwoordelijk
Alles wat je schrijft of plaatst is jouw verantwoordelijkheid. Plaats nooit berichten die het imago van de organisatie en/of mensen kunnen schaden. Bij twijfel geldt altijd: niet plaatsen. Wanneer je twijfelt over de wijze waarop je wilt reageren op een bericht of tweet, kan je advies vragen aan de afdeling Marketing & Communicatie.

2. Persprotocol blijft gelden
Voor social media gelden dezelfde regels op het gebied van persvoorlichting en woordvoering als de traditionele media zoals krant en TV. Berichten en reacties op berichten uit naam van ROC West-Brabant op social media worden dan ook alleen gedaan door Raad van Bestuur en/of diens woordvoerder of collegedirecteuren, indien het een college betreft.

3. Houd privé en werk gescheiden
Uiteraard respecteren we de vrijheid van meningsuiting van onze medewerkers, maar als je over je werkzaamheden twittert, bedenk jezelf dan altijd dat je een vertegenwoordiger van ROCWB bent en dat jouw persoonlijke mening over bepaalde zaken in tegenstelling kan zijn met de belangen van de organisatie. Realiseer je dat je berichten niet alleen gelezen worden door vrienden en familie en dat wat je schrijft, blijvend is.

4. Twitter onthoudt alles
Bijdragen op Twitter en andere social media blijven altijd vindbaar, en Google is de grootste online roddeltante. Onthoud dat te allen tijde!

5. Geef nooit vertrouwelijke informatie van ROC West-Brabant
Deze richtlijn behoeft geen nadere uitleg.

6. Do’s

• Maak duidelijk dat je vanuit je persoonlijke rol spreekt, en niet uit naam van de organisatie
• Maak je bronnen kenbaar
• Signaleer berichten en/of filmpjes (ook van studenten) en stuur deze door naar M&C-persvoorlichting
• Geef fouten toe en maak excuses indien nodig
• Spreek met respect over anderen
• Respecteer het copyright, gebruik nooit logo’s, beeldmateriaal of muziek zonder toestemming
• Check de reacties op je berichten
• Advies: plaats een pasfoto op je account/profiel

7. Don’ts

• Plaats geen vulgair materiaal
• Plaats geen logo als profielfoto
• Spreek niet namens ROC West-Brabant, maar namens jezelf
• Post geen verkapte reclameboodschappen
• Citeer geen collega’s
• Plaats geen dingen die je in verlegenheid zouden kunnen brengen
• Bij twijfel het bericht nooit plaatsen
• Volg op Twitter geen ‘bedenkelijke’ figuren
• Gebruik de ROC Group op LinkedIn niet als Marktplaats.

Download het document Richtlijnen gebruik social media binnen ROC West-Brabant


Een bericht dat hier heel mooi op aansluit komt van Erwin Blom:
Maak Social Media richtlijnen offensief, niet defensief!

In plaats van te zeggen:

• Vermeng professionele en persoonlijke uitingen niet op een manier die schadelijk kan zijn voor de werkgever.
• Voorkom dat je effectiviteit op het werk wordt ondermijnd
• Suggereer niet dat je spreekt namens de werkgever
• Onthul geen vertrouwelijke informatie

Kun je het ook zo formuleren:

• Vermeng professionele en persoonlijke uitingen altijd op zo’n manier dat authenticiteit blijkt en voordeel voor de werkgever kan worden bereikt,
• Zorg dat je effectiviteit op het werk met elke tweet wordt vergroot,
• Laat in de openbaarheid altijd blijken dat je een trots werknemer bent,
• Onthul alle informatie die nodig is om zoveel mogelijk nieuwe kennis los te maken.