Papierloos vergaderen

Door de jaren heen wordt binnen organisaties veel papierwerk rondgestuurd. Hoofden van diensten en het CvB van ROC Twente worden dagelijks met een enorme (digitale) papierstroom geconfronteerd. Als deze stukken niet meer geprint hoeven worden, en daarnaast een functionaliteit geboden kan worden voor het zoeken en annoteren van deze documenten, kan dit een enorme kostenbesparing (printkosten, personele kosten, verzendkosten) en tijdsbesparing opleveren. Tevens kan het samenwerken bevorderd worden.

In hoeverre biedt de iPad een goede ondersteuning bij de werkzaamheden van de hoofden van de diensten, het College van Bestuur en het secretariaat? Dit is de vraagstelling bij het project Papierloos vergaderen dat momenteel draait bij het ROC van Twente. Het project wordt ondersteund door een weblog waar regelmatig verslag gedaan wordt, ervaringen gedeeld worden, de nodige apps beschreven staan en handleidingen beschikbaar zijn. Alle deelnemers aan de pilot houden dit weblog met hun iPad bij. Dit zal ook de enige plaats zijn waar hun projectinformatie te vinden is.

Papierloos vergaderen
Hoofden van de diensten en het College van Bestuur van het ROC van Twente gaan meedoen aan een pilot met iPads. Ze helpen mee te onderzoeken wat de mogelijkheden zijn van de iPad als het gaat om papierloos vergaderen. Dat betekent geen papieren vergaderstukken meer mee naar alle overleggen, geen dikke ordners met vergaderstukken die naar de CvB-leden gaan, maar ook geen aantekeningen meer maken op een blocnote.

Doel van het project
Naar aanleiding van de geleverde respons tijdens en rondom de bijeenkomsten zal een antwoord gegeven worden op de volgende onderzoeksvragen:

• kan een iPad bijdragen aan papierloos vergaderen?
• kan een iPad een bijdrage leveren aan de huidige werkzaamheden en/of het samenwerken bevorderen?

Randvoorwaarden
De volgende randvoorwaarden zijn van belang bij het project:

• Aanwezigheid bij alle geplande bijeenkomsten.
• Technische ondersteuning (ICT en Servicepunt N@Tschool).
• Outlookagenda wordt bijgehouden.
• Papierloos vergaderen: er worden geen documenten meer geprint en aantekeningen worden digitaal gemaakt.
• Laptop wordt ingezet gedurende het project als primaire werkstation voor het plaatsen van documenten in Dropbox en het installeren van iTunes.

Aannames
De volgende aannames worden gedaan bij de uitvoering van dit project:

• Deelnemers hebben voldoende tijd beschikbaar om aan het project deel te nemen.
• Ict kan technisch support verlenen.
• Servicepunt N@Tschool levert functioneel support.

Risico’s
De volgende risico’s zijn op dit moment bekend voor het uitvoeren van het project:

• Deelnemer neemt niet deel aan de bijeenkomsten. Tegenmaatregel is dat de deelnemer de iPad inlevert. De projectleider zal in overleg een andere projectdeelnemer zoeken.
• Bereikbaarheid/ installeren van Dropbox en iTunes: deze levert op de pc’s problemen op doordat het persoonlijke profiel vol loopt. Voorwaarde is dat de laptop ingezet wordt omdat de gebruiker daar meer rechten op heeft om deze te beheren.
• Dekking draadloos netwerk (wifi) voor zowel thuis als op het ROC.
• Dekking 3G

Beheersmechanisme
De volgende rapportages zullen uitgevoerd worden:

• Projectplan en onderzoeksplan (start)
• Dagelijkse rapportage middels weblog
• Wekelijkse rapportage aan opdrachtgever
• Eindrapportage aan opdrachtgever

Bij escalatie wordt een rapportage gegeven aan de opdrachtgever.