Google Formulier met maximum aantal inschrijvingen

Het is me vaak gevraagd en ik heb altijd gezegd dat het niet mogelijk was, maar het kan wel degelijk:
Je kunt een Google formulier zo maken dat het rekening houdt met een maximum aantal inschrijvingen!

Stel, je organiseert een studiedag met een aantal workshoprondes, waarbij per workshop hooguit een vastgesteld aantal deelnemers kan meedoen. Met behulp van formRanger en een extra formule is het mogelijk om dynamische keuzelijsten te bouwen die rekening houden met het aantal deelnemers dat zich inschrijft. Is het maximum aantal bereikt, dan verdwijnt het aanbod uit de keuzelijst.

Het klinkt ingewikkelder dan het uiteindelijk is wanneer je de stappen die ik laat zien in de screencast zorgvuldig volgt. In het voorbeeld laat ik twee workshoprondes zien, maar dat kunnen er uiteraard ook meer zijn. In feite kun je het formulier zo uitbouwen zoals je wilt.

Waar het om gaat is dat je in de spreadsheet waar de antwoorden terechtkomen een tweede blad aanmaakt met in kolom 1 de workshops die je aan wilt bieden. In kolom 2 zet je de maximum capaciteit per workshop. In kolom 3 komt de dynamische lijst te staan die je via formRanger koppelt met ronde 1 uit het formulier. Daarvoor gebruik je dan de volgende formule:
=if(countif('Formulierreacties'!C:C;A2)<B2; A2; "")
In het blad waar de reacties binnenkomen 'Formulierreacties' wordt in kolom C gekeken hoe vaak de workshop voorkomt zoals gedefinieerd in veld A2. Als het getal dat staat in veld B2 bereikt is zal de workshop niet meer genoemd worden in het veld, anders wel.

	A	B	C	D
1	Workshops	Capaciteit	Ronde 1	Ronde 2
2	Macramé	16	=if(countif('Formulierreacties'!C:C;A2)<B2; A2; "")	=if(countif('Formu...
3	Figuurzagen	12	=if(countif('Formulierreacties'!C:C;A3)<B3; A3; "")	Figuurzagen
4	Pottenbakken	10	=if(countif('Formulierreacties'!C:C;A4)<B4; A4; "")	Pottenbakken
5	Bloemschikken	10	=if(countif('Formulierreacties'!C:C;A5)<B5; A5; "")	Bloemschikken
6	Schilderen	6	=if(countif('Formulierreacties'!C:C;A6)<B6; A6; "")	Schilderen
7	Fotografie	8	=if(countif('Formulierreacties'!C:C;A7)<B7; A7; "")	Fotografie
8	Google Forms	3	=if(countif('Formulierreacties'!C:C;A8)<B8; A8; "")	Google Forms

In veld D2 komt dus te staan:
=if(countif('Formulierreacties'!D:D;A2)<B2; A2; "") en zo verder...
D:D verwijst dan naar de kolom waarop de antwoorden voor ronde 2 binnenkomen.

Als je alle formules juist hebt ingevoerd installeer je formRanger vanuit de Scriptgalerij en zet je die aan het werk. Vergeet niet om de form refresh trigger in te stellen op: on 'every form submit' want anders gaat het allemaal niet werken
Wil je niet helemaal 'from scratch' beginnen of graag het voorbeeld bekijken, klik dan hier voor een kopie van de spreadsheet.
Voor een eigen formulier kun je het beste wel vanaf het begin beginnen met het maken van een formulier en daarna het installeren van formRanger.
Onderstaande screencast zou in principe voldoende duidelijk moeten zijn/.



Bekijk de screencast op YouTube.

Graag ontvang ik reacties van mensen die aan de hand van deze instructie het gaan uitproberen en of het dan inderdaad ook werkt. Zo niet, dan zal ik m'n instructies verder uitwerken als daar behoefte aan is.

Met dank aan Lise Galuga die me op het idee bracht om het zo toe te passen.