Planningsmodule keuzedelen

Gisteren kreeg ik de volgende vraag:

Is het mogelijk om een planningsmodule voor het inschrijven van studenten voor keuzedelen te realiseren, met een beperking van het aantal inschrijvingen per keuzedeel? Ik weet dat Google Forms een add-on heeft waarbij je op het formulier een beperking van het aantal deelnemers op een activiteit kan instellen. Ook zou ik graag vanuit de Form een mail versturen met de ingevulde gegevens naar de student, zodat deze een bevestiging krijgt. Weet jij hoe deze add-ons heten en waar ik makkelijke handleidingen kan vinden?

Het korte antwoord is: Ja, dat weet ik. Daarvoor kun je de add-on formRanger gebruiken.
Maar handleidingen... dat is een stuk lastiger!

Daarom heb ik maar een screencast gemaakt waarin ik het idee als concept heb uitgewerkt. Natuurlijk kan het formulier verder uitgebreid worden en je zou ook meer intelligentie aan de spreadsheet kunnen toevoegen, maar hiermee kan je een begin maken.

Ik zal proberen alle stappen zo goed mogelijk stap voor stap te beschrijven. Je vindt ze onder de screencast!

Let op de tijd!
Wanneer je het formulier beschikbaar stelt aan veel mensen tegelijk en er maar een beperkte keuze is loop je natuurlijk het risico dat veel mensen achter het net vissen. Dat gebeurt zeker als ze het formulier lang open laten staan voordat ze hun keuze maken en op verzenden klikken. Om ze daarop te attenderen kun je bijvoorbeeld een van onderstaande animaties in je formulier opnemen:

Stappenplan:

• Ik ben begonnen met het aanmaken van een nieuwe map in Google Drive.
• Vervolgens heb ik een nieuw formulier aangemaakt.
• Bij Instellingen heb ik een vinkje gezet bij E-mailadressen verzamelen en bij Antwoordbevestiging, Altijd.
• Daarmee is de eerste vraag al standaard gevuld, namelijk e-mailadres. 
• Maak dan de velden Naam en uiteraard Keuzedelen aan.
• Natuurlijk kun je meer velden toevoegen, zoals voornaam, klas, opleiding en ga maar door. In dit voorbeeld werk ik alleen het concept uit.
• Kies bij Keuzedelen voor Meerkeuze en vul een aantal opties in.
• Klik daarna middenboven op REACTIES zodat het icoon van Google Sheets in beeld komt.
• Klik op dat icoon en er wordt een nieuwe sheet aangemaakt, in dezelfde map.
• De sheet opent automatisch en kan wat aangepast worden.
• Zo hernoem ik het eerste blad Formulierreacties 1 altijd gewoon naar Reacties
• Daarna maak ik een tweede blad aan met de kolommen:
  

  Keuzedelen

  Capaciteit

  Aanbod

  Plek

• De eerste kolom kan nu gevuld worden met een aantal opties.
• Ga terug naar het formulier, klik op het oogje rechtsboven (oogje) en vul het formulier een keer in.
• Ga weer naar de sheet en je ziet dat regel 2 op het blad Reacties gevuld is.
• Ga naar Blad2 en vul in de cellen onder Capaciteit getallen in naast de gevulde opties.
• Ga nu naar de cel C2 (onder Aanbod) en vul daar de volgende formule in:
  =ALS(AANTAL.ALS(Reacties!D:D;A2)<B2; A2; "")
• Klik op enter en sleep dan de formule naar beneden naast de gevulde opties
• Ga naar cel D2 (onder Plek) en vul daar de volgende formule in:
• =B2-(AANTAL.ALS(Reacties!D:D;"*"&A2&"*"))
• Klik op enter en sleep dan ook deze formule naar beneden
• Als het goed is staan in kolom A en kolom C nu horizontaal dezelfde opties
• Als het goed is, is het getal in D2 één lager dan in B2
   
• Gefeliciteerd, neem even tijd voor een kopje koffie!
   
• Ga terug naar het formulier
  
• Als je deze nog niet hebt, installeer dan de add-on formRanger via de 3 stippen rechtsboven
• Als formRanger geïnstalleerd is klik je op de Add-ons icoon (het puzzelstukje)
• Kies formRanger en klik op Start (bij 1e installatie toestemming geven)
• Zorg dat de vraag Keuzedelen actief is door in die vraag te klikken
• Zet een vinkje bij Populate from range en klik op de +
• Kies voor de sheet met de naam Keuzedelen en klik op Select
• Kies bij Sheet name voor Blad2 en bij Column header voor Aanbod
  In de Preview zie je de opties uit die kolom nu al verschijnen
• Klik op Next en vul bij Range name een naam in, bijv. aanbod keuzedelen
• Klik op Save and populate question
  De vraag Keuzedelen wordt nu automatisch gevuld met de opties uit de sheet
• Zet als laatste onder Auto-repopulate questions rechtsonder  bij On form submit de knop op ON
• Wanneer je in de sheet een optie toevoegt of weghaalt, klik dan op Update question list!

Je bent klaar en alles zou nu moeten werken. Kijk anders nog eens heel goed naar de screencast.

Bedenk dat wanneer je meer vragen aan je formulier toevoegt de cellen in de twee formules naar andere kolommen kunnen verwijzen, dus in plaats van Reacties!D:D nu naar Reacties!F:F of zo. Dit afhankelijk van in welke kolom de antwoorden terechtkomen.

Zie je er tegenop of is dit alles abacadabra voor je? Haal er dan iemand bij met iets meer ervaring in het werken met Google Forms en Sheets, maar echt, het lijkt moeilijker dan het is!!!!